Som vi tidigare skrivit om [ Nya LAS – Trägårdh (tragardh.se)] började ”nya LAS” gälla den 1 oktober 2022. I denna första del av Trägårdhs fördjupande artikelserie om nya LAS, behandlar vi arbetsgivares utökade informationsskyldighet och vissa övriga förändringar hänförliga till implementeringen av EU:s arbetsvillkorsdirektiv. Ändringarna trädde kraft redan den 29 juni 2022 och innebär att arbetsgivare behöver se över den skriftliga information som tillhandahålls anställda i anställningsavtal, personalhandböcker, policys och liknande. Generell information om anställningsavtal och hur de bör utformas återfinns här [Anställningsavtal – grunderna – Trägårdh (tragardh.se)]. I det följande går Emma Lindh och Johan Norin igenom de nya reglerna och hur de påverkar dig som arbetsgivare.
Informationskraven
Vilken information ska tillhandahållas?
Utgångspunkten är precis som tidigare att en arbetsgivare ska tillhandahålla skriftlig information om alla villkor som är av väsentlig betydelse för anställningsförhållandet. Implementeringen av arbetsvillkorsdirektivet har dock medfört en högre grad av detaljreglering kring vilka uppgifter som informationen åtminstone ska innehålla. Av andra stycket 6 c § i LAS framgår således att följande uppgifter ska tillhandahållas:
- Parternas namn och adresser
- Tillträdesdag
- Arbetsplats
- Beskrivning av arbetsuppgifter och yrkesbenämning eller tjänstetitel
- Anställningsform (prov/tillsvidare/tidsbegränsad) samt särskild information knuten till den specifika anställningsformen exv. prövotidens längd, anställningens slutdag/uppsägningstid.
- Begynnelselön och andra löneförmåner (ska anges separat)
- Hur ofta och på vilket sätt lönen betalas ut
- Normal arbetstid (alt., om ej möjligt, arbetstidsmått)
- Hur övertid/mertid ersätts
- Minsta tidsfrist för besked om den ordinarie arbetstidens och jourtidens förläggning m.m.
- I fråga om arbetstagare som hyrs ut av bemanningsföretag: uppgift om kundföretagens namn och adress
- Uppgift om rätt till utbildning som tillhandahålls av arbetsgivaren, i förekommande fall
- Antal betalda semesterdagar
- De bestämmelser som parterna ska följa när någon av dem vill avsluta anställningsförhållandet
- Att arbetsgivaravgift betalas till staten samt vilket skydd för social trygghet som tillhandahålls av arbetsgivaren
- Tillämpligt kollektivavtal, i förekommande fall
Informationen ska tillhandahållas skriftligen
Kravet enligt lag är att informationen ska tillhandahållas skriftligt. Det finns inget krav om att informationen ska lämnas i anställningsavtalet så mer generell information som gäller flera arbetstagare kan ges genom policy/personalhandbok.
Informationen i punkterna 6, 8-10 samt 12-15 ovan får även lämnas genom hänvisning till lag, andra författningar eller kollektivavtal om de reglerar den specifika frågan.
Vid en eventuell tvist har arbetsgivaren bevisbördan för att den skriftliga informationen har tillhandahållits.
Även VD och familjemedlemmar ska informeras
En av de stora nyheterna är att det generella undantaget från LAS för personer i företagsledande ställning, de som tillhör arbetsgivarens familj eller är anställda med särskilt anställningsstöd, i skyddat arbete eller med lönebidrag för utveckling i anställning är borttaget. Informationsskyldigheten och de övriga regler som behandlas i denna artikel gäller mot samtliga anställda, inklusive de som tidigare var undantagna.
När informationen senast ska lämnas beror på kategori av information
Enligt de nya reglerna gäller olika tidsfrister för när informationen ska lämnas beroende på vilken kategori av information det rör sig om. Informationen i punkterna 1-10 ovan och andra villkor som är av väsentlig betydelse för anställningsförhållandet ska lämnas så snart som möjligt, dock senast den sjunde kalenderdagen efter att arbetstagaren börjat arbeta.
Informationen i punkterna 12-16 anses inte lika angelägen och ska lämnas senast en månad efter det att arbetstagaren börjat arbeta. Vad avser uppgift om ett kundföretag (punkt 11 ovan) ska information om detta lämnas så snart den är känd.
De nya reglerna tillämpas på anställningsavtal som ingåtts den 29 juni 2022 eller senare. Som utgångspunkt behöver man alltså inte tillhandahålla ny, uppdaterad information till tidigare anställda. Arbetsgivare är dock skyldiga att på begäran av en anställd lämna kompletterande information enligt de nya reglerna.
Om arbetsgivare avser att införa en ändring t.ex. i personalhandbok eller viss policy och ändringen berör sådan information som uppräknas i punkterna 1-16 ovan eller annars är av väsentlig betydelse för anställningen, ska arbetsgivaren lämna skriftlig information om ändringen så snart som möjligt, dock senast den dag då ändringen börjar tillämpas. Det samma gäller om förutsättningarna för anställningen ändras genom överenskommelse med arbetstagaren.
Brott mot informationsskyldigheten kan medföra skadeståndsskyldighet
Informationsskyldigheten faller under det som kallas formaliaregler, dvs. ett brott mot informationsskyldigheten medför inte att någon rättshandling ogiltigförklaras utan sanktionen som kan inträda är skadeståndsansvar enligt 38 §.
Även om skadeståndsnivåerna vid brott mot formaliaregler vanligtvis är lägre (ca 5 000 – 10 000 kr) än vid t.ex. en ogiltig uppsägning, kan det totala skadeståndet bli kännbart för arbetsgivare med många anställda och där formaliaöverträdelser förekommer mot många anställda.
Övriga förändringar
Annan anställning
En ny bestämmelse har införts som innebär att arbetsgivaren inte får förbjuda arbetstagare att ta andra anställningar och inte heller missgynna arbetstagare som har en annan anställning. Skyddsregeln omfattar även de kategorier av arbetstagare som tidigare helt varit undantagna från LAS:s tillämpningsområde, dvs. även företagsledare.
Regeln innebär dock inte att det alltid är tillåtet att ta andra anställningar. Arbetsgivaren har fortfarande rätt att förbjuda andra anställningar som antingen är 1) arbetshindrande, 2) konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet på ett sätt som kan orsaka skada eller 3) på något annat sätt kan skada arbetsgivarens verksamhet får. I bedömningen får alltså omfattningen och kvalificeringen av den andra anställningen betydelse.
Utrymmet att tillämpa de tre undantagen beror på arbetstagarens ställning, dvs. utrymmet är betydligt större i ett VD-avtal än för en ”vanlig ” tjänsteman eller arbetare.
Skyldighet att lämna skriftligt svar på arbetstagares begäran
Om en arbetstagare med tidsbegränsad anställning begär en annan anställningsform eller en högre sysselsättningsgrad, eller om en tillsvidareanställd arbetstagare begär en högre sysselsättningsgrad, är arbetsgivaren skyldig att lämna ett skriftligt svar till arbetstagaren inom en månad från begäran samt motivera sitt ställningstagande.
Utstationering av anställda
Av 6 d § LAS framgår att arbetsgivaren har viss utökad informationsskyldighet mot en arbetstagare som sänds utomlands för att arbeta i mer än fyra veckor.
Heltid blir norm
En annan förändring i nya LAS som påverkar utformningen av anställningsavtal och som trädde ikraft den 1 oktober 2022, är att heltid har blivit norm. Det innebär att det blir viktigt att ange om anställningen inte ska utgöra en heltidsanställning. Om anställningen inte avser heltid har arbetsgivaren en skyldighet att på arbetstagarens begäran inom tre veckor skriftligt ange skälen till detta.
Vår analys och rekommendation
Som framgår ovan innebär de nya reglerna en långtgående skyldighet för arbetsgivare att tillhandahålla detaljerad skriftlig information. Detalj- och omfattningsnivån på vissa av kraven (t.ex. vilket sätt lönen ska betalas ut, att arbetsgivaravgifter betalas etc, informationen om vad som gäller vid avslut av anställning) kan kännas främmande utifrån ett svenskt perspektiv.
Kraven på att ange ordinarie arbetstid, övertid, jourtid etc. kan upplevas betungande i sådana branscher där arbetstiden inte är förutbestämd eller fast, t.ex. vissa typer av transportuppdrag eller jourarbetande vårdpersonal. Kraven torde också bli betungande för sådana branscher där det är vanligt med s.k. nollavtal, dvs. avtal där ingen minsta arbetstid garanteras utan arbetstiden beror på arbetsgivarens behov. Sådana avtal blir svårförenliga med kraven på angivelse av arbetstidsmått. Även den nya presumtionen för heltid medför större krav på tydlighet vid anställningstillfället om vilken arbetsomfattningen som arbetstagaren kan förvänta sig.
För att omfattningen och detaljnivån på informationskraven inte ska leda till att informationen blir oöverskådlig eller svårbegriplig, är det – enligt vår uppfattning – viktigt att inte glömma arbetsvillkorsdirektivets bakomliggande syfte – nämligen att arbetstagare på ett tydligt och lättillgängligt sätt ska ha tillgång till anställningens viktigaste villkor. Vad gäller t.ex. kravet på arbetstidsmått bör utgångspunkten vara att arbetstagaren ska förstå när hen förväntas arbeta och när hen senast kan förvänta sig besked om arbetstidens förläggning.
Informationen bör i första hand lämnas i samband med anställningens ingående. Den information som rör anställningens mest grundläggande villkor, såsom lön, normal arbetstid, semester och uppsägningstid, kan företrädesvis lämnas genom anställningsavtalet. Sådan information som inte är specifik för anställningen kan lämnas i personalhandbok eller policy, på så sätt får också arbetsgivaren större utrymme att inom ramen för arbetsledningsrätten ändra dessa villkor utan att ändra i anställningsavtalet.
Eftersom arbetsgivaren vid en eventuell tvist har bevisbördan för att informationen har tillhandahållits, bör arbetsgivarens inhämta och dokumentera den anställdes bekräftelse på att hen tagit del av informationen, t.ex. genom att hänvisa eller bilägga informationen till anställningsavtalet.
Sammantaget innebär de beskrivna lagändringarna att arbetsgivare behöver göra en översyn av sina mallar för anställningsavtal, personalhandböcker och policys. Även om skyldigheterna inte gäller i förhållande anställningar som ingåtts före den 29 juni 2022, ska arbetsgivaren på anställdas begäran skicka ut kompletterande information, varför det kan vara en god idé att förbereda sådant kompletterande informationsutskick.